Apa Itu Metode 5 Whys?

Analisis Lima Mengapa atau Five Whys Analysis adalah sebuah teknik yang digunakan untuk mengidentifikasi akar penyebab suatu permasalahan dengan mengajukan pertanyaan “mengapa” secara berulang sebanyak 5 kali.

Metode ini pertama kali dikembangkan oleh Sakichi Toyoda yang merupakan pendiri dari Toyota yang menjadi bagian dari sistem Toyota Production System (TPS). Konsep dari sistem ini adalah dengan terus menggali alasan di balik suatu masalah.

Contoh Kasus: 5 Whys dalam Bisnis

Misalkan sebuah perusahaan e-commerce mengalami peningkatan jumlah pelanggan yang mengabaikan keranjang belanja mereka sebelum checkout.

Unsplash.com From Myriam Jessier

• Mengapa pelanggan meninggalkan keranjang belanja mereka? Karena mereka tidak menyelesaikan proses pembayaran.

• Mengapa mereka tidak menyelesaikan proses pembayaran? Karena banyak yang keluar dari halaman pembayaran sebelum menyelesaikan transaksi.

• Mengapa mereka keluar dari halaman pembayaran? Karena sistem checkout terlalu lambat dan sering mengalami error.

• Mengapa sistem checkout sering error? Karena server yang digunakan tidak cukup kuat untuk menangani lonjakan trafik.

• Mengapa server tidak cukup kuat? Karena perusahaan belum menginvestasikan infrastruktur teknologi yang lebih baik.

Dari hasil analysis di atas kita dapat mengidentifikasi jika permasalahan yang sebenarnya bukan karna penerapan harga yang tidak sesuai bagi pelanggan, tetapi karena permasalahan teknis kurang tersedianya infrastruktur.

Dengan metode 5 Whys, perusahaan bisa menemukan akar masalah yang sebenarnya dan mengambil tindakan yang benar untuk memperbaikinya.

Cara Menggunakan Metode 5 Whys dengan Efektif

Cara Menggunakan Metode 5 Whys dengan Efektif

Untuk menggunakan metode 5 Whys secara efektif, ikuti langkah-langkah berikut:

• Identifikasi Masalah Utama. Tentukan masalah yang ingin Anda analisis secara spesifik dan jelas. Contoh: “Website bisnis saya mengalami penurunan trafik secara drastis.”

• Ajukan Pertanyaan “Mengapa?” Tanyakan “mengapa” terhadap masalah yang terjadi, lalu cari jawabannya. Gunakan data atau bukti yang mendukung setiap jawaban agar analisis lebih akurat.

• Ulangi Proses Hingga Menemukan Akar Masalah. Tanyakan ‘mengapa’ secara berulang hingga mencapai akar penyebab masalah. Jumlah pertanyaan ‘mengapa’ tergantung pada kompleksitas masalah.

• Identifikasi Solusi Berdasarkan Akar Masalah. Setelah menemukan akar masalah, cari solusi yang langsung mengatasinya, bukan hanya gejalanya. Pastikan solusi yang diambil dapat mencegah masalah yang sama terjadi di masa depan.

• Terapkan dan Evaluasi Solusi. Implementasikan solusi yang telah ditentukan dan pantau hasilnya. Jika masalah masih berlanjut, lakukan analisis ulang untuk memastikan akar masalah yang sebenarnya telah ditemukan.

Dari 5 Whys menjadi 5 Blames dalam Lean Startup oleh Eric Ries

Eric Ries dalam bukunya The Lean Startup mengadaptasi metode 5 Whys untuk membantu startup mengatasi masalah secara sistematis. Dalam dunia startup, masalah sering muncul dari berbagai faktor yang saling berkaitan, sehingga memahami akar penyebabnya menjadi hal yang sangat penting.

Dalam bukunya, Ries menjelaskan bahwa metode 5 Whys dapat berubah menjadi 5 Blames jika tidak diterapkan dengan benar. Awalnya, metode ini bertujuan untuk menggali penyebab mendasar dari suatu masalah dengan bertanya secara berulang, “Mengapa ini terjadi?”

Namun, jika pendekatan ini digunakan dengan cara yang salah, proses bertanya ini justru dapat berubah menjadi upaya untuk mencari siapa yang harus disalahkan. Alih-alih menemukan solusi yang konstruktif, tim bisa terjebak dalam saling tuding, yang pada akhirnya menciptakan budaya kerja yang penuh ketakutan dan menghambat inovasi.

Pergi ke Dukun from Imagen 3

Sebagai contoh, jika sebuah fitur aplikasi mengalami kegagalan setelah diluncurkan, tim yang menerapkan 5 Whys dengan benar akan mencari akar penyebabnya, seperti kurangnya pengujian, kesalahan dalam spesifikasi, atau masalah dalam proses pengembangan. Namun, jika metode ini digunakan dengan pendekatan yang salah, prosesnya bisa berubah menjadi siklus saling menyalahkan, misalnya dengan menyalahkan pengembang yang menulis kode, manajer produk yang tidak memberikan arahan yang jelas, atau pemimpin tim yang tidak mengawasi dengan baik.

Untuk menghindari jebakan 5 Blames, Ries menyarankan agar metode 5 Whys diterapkan dengan sikap terbuka dan fokus pada perbaikan sistem, bukan mencari kesalahan individu. Salah satu cara efektif adalah dengan memastikan bahwa setiap pertanyaan “mengapa” diarahkan pada aspek proses dan sistem kerja, bukan pada personal. Dengan demikian, startup dapat membangun budaya pembelajaran yang sehat, di mana kesalahan dilihat sebagai peluang untuk tumbuh dan berkembang, bukan sebagai sesuatu yang harus ditakuti.

Referensi

• Eric Ries - The Lean Startup : Ketika Inovasi Tanpa Henti Menciptakan Kesuksesan Bisnis Secara Radikal - Googe Book

• Nir Eyal.(2014). Hooked: How to Build Habbit-Forming Products. - Googe Book